Πίνακας Περιεχομένων
Είναι αλήθεια ότι η εφαρμογή ενός λογισμικού συντήρησης (CMMS/CAFM) μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα του τεχνικού τμήματος. Η αξιόπιστη και δομημένη εφαρμογή της προληπτικής/προβλεπτικής συντήρησης, η αύξηση της αξιοπιστίας και της διαθεσιμότητας του εξοπλισμού, ο έλεγχος στα αποθέματα των ανταλλακτικών και η εξάλειψη της γραφειοκρατίας αποτελούν βασικά επιτεύγματα που οδηγούν εν τέλει στη μείωση του κόστους συντήρησης.
Αυτό το άρθρο έχει ως στόχο να σας καθοδηγήσει στα βήματα που χρειάζονται για την επιτυχημένη επιλογή και εφαρμογή του κατάλληλου CMMS/CAFM λογισμικού, λαμβάνοντας υπόψη τις προκλήσεις και τα οφέλη που μπορεί να προκύψουν. Μέσα από αναλυτικά κριτήρια και ερωτήσεις, θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα επιλέξετε τη λύση που ανταποκρίνεται πλήρως στις ανάγκες και τους στόχους της εταιρίας σας.
1. Πόσο έτοιμοι είστε να εφαρμόσετε ένα CMMS στην εταιρία σας;
Πολλές φορές πιστεύουμε ότι με την εφαρμογή ενός λογισμικού CMMS θα λύσουμε αυτομάτως χρόνιες παθογένειες του τμήματος συντήρησης. Η αλήθεια όμως είναι ότι αν δεν προϋπάρχουν κουλτούρα οργάνωσης, αρχεία και βασικές διαδικασίες λειτουργίας στο τμήμα συντήρησης τότε το όλο εγχείρημα αποκτά υψηλό ρίσκο.
Σίγουρα όλοι μας βλέπουμε ένα έργο εγκατάστασης λογισμικού συντήρησης (CMMS) ως μία ευκαιρία να αναβαθμίσουμε ταυτόχρονα την ορνανωσιακή κουλτούρα του τμήματος συντήρησης και να βάλουμε σε μία τάξη την καθημερινή του λειτουργία. Σε αυτή την περίπτωση είναι πολύ σημαντικό η εταιρία που θα εγκαταστήσει το λογισμικό συντήρησης να μπορεί να παρέχει και βασικές υπηρεσίες οργάνωσης του τεχνικού τμήματος. Αυτό θα αποτελούσε τον ιδανικό συνδυασμό.
2. Διαθέτετε τους εσωτερικούς πόρους για την υλοποίηση ενός τέτοιου έργου;
Δεν πρέπει να έχουμε την ψευδαίσθηση ότι η υλοποίηση ενός project εγκατάστασης λογισμικού CMMS μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο με πόρους του συνεργάτη που θα επιλέξουμε. Στην εξίσωση της κοστολόγησης του έργου, αλλά και της ποιοτικής του υλοποίησης πρέπει να βάλουμε και τους ανθρώπινους πόρους που πρέπει εμείς να διαθέσουμε.
Σε περίπτωση που έχετε ένα μικρού μεγέθους τεχνικό τμήμα με περιορισμένες ανάγκες, δεν έχετε λόγο να προμηθευτείτε μία σύνθετη λύση και να προβείτε σε άσκοπες δαπάνες. Αντίθετα, όταν είστε μια εταιρία με ταχύς ρυθμούς ανάπτυξης ή ήδη διαθέτετε μεγάλο μέγεθος και απαιτητικές διαδικασίες είναι σημαντικό να εξασφαλίσετε τόσο την πληρότητα του λογισμικού όσο και τη δυνατότητα κάλυψης των μελλοντικών σας αναγκών.
3. Ποιός θα επιλέξει το CMMS που θα εφαρμοστεί;
Σε κάθε περίπτωση αυτοί που θα αποφασίσουν θα πρέπει να αξιολογήσουν τα ακόλουθα κριτήρια:
- Καλύπτει τις ανάγκες του τμήματος συντήρησης και τους στόχους που θέσατε;
- Καλύπτει τις ανάγκες που θέσατε για τη διαχείριση της αποθήκης των ανταλλακτικών;
- Έχει την ευχρηστία και τη φιλικότητα που απαιτείται για να γίνει αποδεκτό από τους τεχνίτες;
- Καλύπτει τις προδιαγραφές της εταιρίας σε θέματα ΙΤ/ασφάλειας και πιθανής επικοινωνίας με άλλες εφαρμογές;
- Ποιος είναι ο διαθέσιμος προϋπολογισμός για το έργο;
Τα άτομα της εταιρίας που έχουν τη γνώση και την αρμοδιότητα να απαντήσουν στα παραπάνω ερωτήματα είναι καλό να συμμετέχουν σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό στη διαδικασία αξιολόγησης/επιλογής του CMMS/CAFM.
4. Πόσο πλήρες είναι το λογισμικό;
Αρχικά πρέπει να δείτε ποια είναι η στρατηγική συντήρησης που θέλετε να ακολουθήσετε στην εταιρία σας. Έχοντας ως βάση τη διορθωτική συντήρηση καλό είναι να γνωρίζετε σε ποια έκταση του εξοπλισμού σας θα εφαρμόσετε την προληπτική συντήρηση και αν θα ενσωματώσετε πολιτικές προβλεπτικής συντήρησης και σε ποιες περιπτώσεις.
Βάσει των παραπάνω, το CMMS πρέπει να εξασφαλίζει:
- Την ευέλικτη παραμετροποίηση των διαδικασιών συντήρησης (Workflow). Πολλές φορές η ροή της πληροφορίας δεν είναι η ίδια για τη διορθωτική και για την προληπτική συντήρηση, ή για όλα τα τμήματα που θα χρησιμοποιήσουν το λογισμικό. Επιπλέον, ανάγκες εγκρίσεων σε ενδιάμεσα στάδια ή πιστοποιημένης ενημέρωσης πελατών/συγκεκριμένων χρηστών πρέπει να μπορούν να υποστηριχθούν από το λογισμικό.
- Την εύκολη σχεδίαση των πλάνων συντήρησης, είτε η περιοδικότητα αυτών ορίζεται ημερολογιακά, είτε βάσει ωρών λειτουργίας. Επίσης, η ύπαρξη βιβλιοθηκών προληπτικής συντήρησης ανά τύπο εξοπλισμού προσφέρουν ταχύτητα στην εφαρμογή και ευελιξία με μελλοντικές τροποποιήσεις.
- Την εφαρμογή προγνωστικής συντήρησης. Είναι βέβαιο ότι άμεσα ή σε σύντομο χρονικό διάστημα θα χρειαστεί να ενσωματώθούν λύσεις IoT στο CMMS σας, λαμβάνοντας σήματα από τις μηχανές σας. Επίσης, είναι σημαντική η ύπαρξη κατάλληλων αλγορίθμων διάγνωσης που να μετατρέπουν τον μεγάλο όγκο δεδομένων που θα συγκεντρώνονται σε χρήσιμες πληροφορίες
- Την πλήρη παρακολούθηση της αποθήκης των ανταλλακτικών βάσει των αναγκών που έχετε. Ξεκινώντας από την εύκολη ανάλωση ενός ανταλλακτικού από την αποθήκη και την αίτηση παραγγελίας για τις ανάγκες μιας εργασίας μέχρι την ποιοτική/ποσοτική παραλαβή των παραγγελιών, και την απογραφή όλων των αποθηκευτικών χώρων. Σημαντικός είναι επίσης ο έλεγχος ελάχιστων αποθεμάτων και η δυνατότητα αναπλήρωσης αυτών μέσω διαδικασιών MRP.
- Ανάλυση δεδομένων και έκδοση αναγκαίων αναφορών Χρήση εργαλείων και τεχνολογιών BI για τον υπολογισμό δεικών που πρέπει να παρακολουθούμε (π.χ. MTBF, MTTR).
5. Καταλληλόλητα Mobile app
Η μείωση της γραφειοκρατίας και η εφαρμογή paperless πολιτικών, εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις δυνατότητες που θα προσφέρει το mobile app του CMMS.
- Να καλύπτει πλήρως τις ανάγκες πληροφόρησης και καταγραφών του τεχνίτη στο πεδίο: Πολλές φορές το τεχνικό προσωπικό καλείτε να συλλέξει οπτικό υλικό από τις εργασίες που εκτελεί ή και να λάβει υπογραφές από τους πελάτες. Επίσης, η δουλειά του τεχνίτη στο πεδίο διευκολύνεται όταν έχει πρόσβαση στην κεντρική αποθήκη, καθώς και στο ιστορικό προηγούμενων εργασιών.
- Λειτουργία σε Android και iOS λειτουργικό σύστημα: Για να μπορεί να αξιοποιηθεί από οποιαδήποτε συσκευή, και να περιορίσουμε το κόστος προμήθειας νέων συσκευών.
- Δυνατότητα Offline λειτουργίας: Δυσπρόσιτες περιοχές μέσα στα κτήρια ή και προβλήματα στο δίκτυο δημιουργούν προβλήματα στους τεχνίτες πεδίου και σημαντικές καθυστερήσεις στην εργασία τους. Η δυνατότητα offline λειτουργίας είναι η λύση.
- Ενσωμάτωση τεχνολογιών Notifications, QR code, NFC, GPS: Για τη μέγιστη δυνατή απλοποίηση και αυτοματοποίηση της χρήσης. Η μείωση του χρόνου σε συχνές και επαναλαμβανόμενες ενέργειες των χρηστών μπορεί να μειώσει σημαντικά το κόστος της καθημερινής λειτουργίας του λογισμικού και να αυξήσει την αξιοπιστία της πληροφορίας που συγκεντρώνεται.
6. ΙΤ & Security
Η ακεραιότητα και ασφάλεια των δεδομένων αποτελεί ένα κριτήριο επιλογής το οποίο με το πέρασμα των χρόνων αποκτά όλο και μεγαλύτερη βαρύτητα. Πολλές επιχειρήσεις θέλουν να έχουν τον έλεγχο των δεδομένων και προτιμούν on premises εγκατάσταση του CMMS, ενώ επιχειρήσεις που θέλουν να εκμεταλλευτούν την ευελιξία και τα χαμηλά κόστη διαχείρισης επιλέγουν λύσεις Cloud hosting. Όμως και στις δύο περιπτώσεις πρέπει να εξεταστεί:
- Προστασία δεδομένων: Κρυπτογράφηση δεδομένων, ασφαλή πρωτόκολλα αποθήκευσης (HTTPS, SSL/TLS), αυτόματες διαδικασίες backup με δυνατότητα αποκατάστασης δεδομένων
- Διαχείριση πρόσβασης: Το CMMS / CAFM πρέπει να επιτρέπει την εύκολη και ευέλικτη ρύθμιση δικαιωμάτων πρόσβασης για διαφορετικούς χρήστες, ώστε να έχουν πρόσβαση μόνο σε ό,τι χρειάζονται.
- Ιχνηλασιμότητα. Πρέπει να τηρεί αναλυτικές εγγραφές για τα το ποιος χρήστης και πότε έκανε οποιαδήποτε καταχώρηση/μεταβολή/διαγραφή στα δεδομένα του συστήματος.
Η ιχνηλασιμότητα αυτή είναι ουσιώδης τόσο για λόγους συμμόρφωσης όσο και για την ασφάλεια των δεδομένων, καθώς επιτρέπει την παρακολούθηση και την ανίχνευση ενδεχόμενων ύποπτων ενεργειών.
7. Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές.
Ακόμα και αν σήμερα δεν σας αποτυπώνεται ως ανάγκη, είναι σίγουρο ότι στο μέλλον θα χρειαστεί να ανταλλάξετε δεδομένα μεταξύ του CMMS που χρησιμοποιείτε και άλλων λογισμικών που διαθέτετε (π.χ ERP, BMS, SCADA κλπ). Η ύπαρξη API του CMMS μειώνει δραματικά το κόστος επικοινωνίας με τρίτες εφαρμογές, αυξάνοντας δραματικά και την αξιοπιστία στην ανταλλαγή δεδομένων.
8. References
Όσο πλήρες και εντυπωσιακό και αν σας φαίνεται ένα CMMS είναι πολύ σημαντικό να ζητήσετε references από προηγούμενες εφαρμογές. Ακόμα πιο χρήσιμο είναι να πραγματοποιήσετε μία επίσκεψη σε πραγματική εφαρμογή του λογισμικού και να έρθετε σε άμεση επικοινωνία με χρήστες που αξιοποιούν το συγκεκριμένο CMMS για πολύ καιρό. Σε πολλές περιπτώσεις αυτά που υπόσχονται και παρουσιάζουν οι εταιρίες βρίσκονται σε απόσταση από αυτά που μπορούνε να προσφέρουνε.
9. Προσφερόμενες υπηρεσίες
Η σχέση σας με την εταιρία που θα σας προμηθεύσει το CMMS δεν ολοκληρώνεται την ημέρα της αγοράς του. Η επικοινωνία μαζί της παραμένει διαρκής και ενίοτε συχνή. Οπότε είναι πολύ σημαντικό να μπορέσετε να αξιολογήσετε εξ’ αρχής όλο το πλαίσιο των υπηρεσιών που μπορούν να σας προσφέρουν:
- Μπορούν να σας υποστηρίξουν και συμβουλευτικά για τις οργανωσιακές ανάγκες του τμήματός σας ή απλώς θα σας εγκαταστήσουν ένα λογισμικό;
- Διαθέτουν τους αναγκαίους πόρους για ένα τέτοιο έργο; Μπορούν να σας παρέχουν τις υπηρεσίες τους και στην έδρα της εταιρίας σας με εύλογο κόστος;
- Υπάρχει ομάδα on–line υποστήριξης για το after sales service της εφαρμογής;
- Ποια είναι η πολιτική αναβαθμίσεων της εταιρίας;
- Πόσο συχνά πραγματοποιούνται αναβαθμίσεις;
- Υπάρχει επιπλέον χρέωση για μεγάλες αναβαθμίσεις που πραγματοποιούνται στο λογισμικό;
Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει έχετε υπόψη σας ότι με την επιλογή του κατάλληλου για την εταιρία σας CMMS δεν τελειώνουν οι υποχρεώσεις σας. Αντιθέτως, αρχίζει μια μακρά διαδικασία διαρκούς βελτίωσης του τεχνικού μας τμήματος η οποία θα υποστηρίζεται από το νέο σας CMMS. Από αυτή την πορεία, θα εξαρτηθεί εν τέλει και το όφελος του θα αποκομίσει η εταιρία σας. Σε αυτή τη διαρκή προσπάθεια δεν περισσεύει κανείς.
ΥΓ. Μην παραλείψετε στη λίστα των επιλογών σας να συμπεριλάβετε το AIMMS, μία ολοκληρωμένη λύση CMMS με ενσωματωμένα μοντέλα προβλεπτικής συντήρησης. Ένα λογισμικό που μπορεί να γίνει ο καλύτερος συνεργάτης σας στο τμήμα συντήρησης.
SHARE ARTICLE

George Effraimidis
Chairman, Hellenic Maintenance Society (HMS) &
CCO, Atlantis Engineering